Behoren wij een instemmingsverzoek te ontvangen?

De wetgever gaat ervan uit dat uw bestuurder weet wanneer hij uw OR om instemming moet vragen. Maar dat is lang niet altijd het geval. En in geval van twijfel zal hij misschien al snel menen dat een verandering niet onder uw instemmingrecht valt. Het is dus van groot belang dat u zelf weet hoever uw instemmingsrecht reikt en dat u uw bestuurder kunt vertellen waarvoor hij een instemmingsverzoek in moet dienen.

Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden bepaalt in lid 1 in welke gevallen de OR in moet stemmen met een voorgenomen besluit om het definitief te maken. Daarnaast kan het zijn dat er instemmingrecht is op basis van andere wetten, uw cao of eerdere afspraken tussen OR en bestuurder. In deze checklist beperken we ons tot het instemmingsrecht op basis van artikel 27. Zie het kader voor een opsomming van de onderwerpen die het betreft.

Regeling

Het voorgenomen besluit waarvoor u eerst uw instemming moet geven voordat het een definitief besluit wordt, moet altijd toepasbaar zijn in meerdere gevallen en dus niet één persoon betreffen. Daarom wordt het besluit ‘regeling’ genoemd. Dat betekent tegelijkertijd dat een enkele afwijking van de regeling waarmee is ingestemd niet automatisch betekent dat de regeling is veranderd zonder uw OR eerst om instemming te vragen. Als er enkele keren achter elkaar wordt afgeweken lijkt dat overigens wel het geval te zijn.
Als regelingen rechtstreeks voortvloeien uit de wet of de cao kan uw instemmingsrecht natuurlijk niet aan de orde zijn. De bestuurder heeft dan immers geen keus. Hij voert slechts uit wat hem dwingend is opgelegd. Vaak is er echter wel ruimte voor een eigen invulling van de verplichting. Voor zover die ruimte wordt benut geldt uw instemmingsrecht onverkort.

Personeelsbeleid

Als u de opsomming in het kader op deze pagina bekijkt zal het u opvallen dat het allemaal onderwerpen van personeelsbeleid zijn. Dat mag u niet omkeren; niet elke personele regeling valt onder uw instemmingsrecht. Dat geldt met name voor de zogenaamde primaire arbeidsvoorwaarden, waarmee in ieder geval de hoogte van de beloning en de duur van de arbeidstijd worden bedoeld.
Dat hoort van oudsher op het bordje van de vakbonden en kan alleen door uitbreiding van bevoegdheden (artikel 32 WOR) door de OR worden behandeld.
Daarnaast zijn ook alle onkostenvergoedingen uitgesloten van uw instemmingsrecht, tenzij uw cao uitdrukkelijk anders bepaalt. Het is overigens toch belangrijk de inhoud van uw cao goed te kennen. Wat er al inhoudelijk in de cao is geregeld, ook van de onderwerpen uit artikel 27, valt namelijk niet meer onder uw instemmingsrecht.

Inhoudelijk

Uw instemming is vereist zodra er iets wordt gewijzigd aan een bestaande regeling die onder uw instemmingsrecht valt. Daarbij maakt het niet uit hoe belangrijk die wijziging is. De discussie over ‘is het wel belangrijk?’ speelt bij het bepalen van een eventuele adviesplichtigheid (artikel 25 WOR) een grote rol, maar niet bij het instemmingsrecht. Elke inhoudelijke wijziging van een instemmingsplichtige regeling, hoe gering ook, moet eerst aan uw OR worden voorgelegd.
Natuurlijk is het prima dat uw OR bij de aankondiging van het voornemen om een kleine wijziging aan te brengen, zegt geen interesse te hebben in een instemmingsprocedure. U kunt dan volstaan met een afspraak om kennis te nemen van het resultaat. Mocht op dat moment blijken dat er meer gewijzigd is dan besproken, dan kunt altijd nog uw instemmingsrecht inroepen.

Experiment

Een soortgelijke kwestie is het tijdelijk invoeren of wijzigen van een regeling in het kader van een experiment of pilot. Als het echt tijdelijk is en de gevolgen voor het personeel die het betreft gering, dan is er weinig reden voor een instemmingsverzoek. Maar soms pakt het anders uit dan verwacht of heeft de bestuurder de gevolgen gebagatelliseerd en dan is het wel zaak onmiddellijk uw instemmingsrecht in te roepen.
Voorkom in ieder geval dat een experiment automatisch overgaat in een blijvende verandering. Leg te voren de duur van de tijdelijkheid vast en het moment waarop er mogelijk gesproken gaat worden over verlenging. Daarbij hoort wel een instemmingsverzoek. U kunt vooraf al vaststellen aan welke criteria dan voldaan moet worden om uw instemming mogelijk te maken.

Instemmingsplichtige onderwerpen op basis van art. 27, lid 1 WOR

Het moet steeds gaan om het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling, Ook vast gedrag kan worden beschouwd als een (ongeschreven) regeling.

1.            aanstelling, promotie en ontslag

2.            beloning, functiewaardering en beoordeling

3.            werktijden en vakantie

4.            arbo, ziekteverzuim en re-integratie

5.            werkoverleg, klagen en klokkenluiden

6.            persoonsgegevens en privacy

7.            opleiding en pensioen