Checklist beoordelingsgesprekken

Dit jaar waren de beoordelingsgesprekken regelmatig negatief in het nieuws. Dat begon met de publicatie van een groot onderzoek waaruit bleek dat zowel managers als medewerkers het verspilde tijd vinden. De jaarlijkse evaluatie is frustrerend en werkt demotiverend, werd vervolgens uit verschillende hoeken opgemerkt. Afschaffen dan maar? Of anders invullen?

Elkaar beoordelen doen we allemaal en op elk moment. Maar doelbewuste beoordeling van werknemers in een arbeidsorganisatie is andere koek. Dat kan er hard inhakken als het niet gericht is op hoe de werknemer beter kan worden in zijn of haar werk. Beoordeling mag geen afrekening worden en moet meer gericht zijn op de toekomst.

Instemming

Het vaststellen, wijzigen of afschaffen van een beoordelingsregeling valt uitdrukkelijk onder uw instemmingsrecht. Dan moet er dus wel een plan liggen bij de bestuurder. Uw OR kan ook zelf het initiatief nemen door een bestaande beoordelingspraktijk onder de loep te nemen en verbeteringen voor te stellen.

Goede personeelsbeoordeling stelt eisen aan de organisatie en degenen die beoordelen. Mensen moeten zich er vrij en veilig genoeg voelen om zich uit te spreken en het eigen functioneren ter discussie te stellen. Het beoordelen is een vak apart dat in weinig vooropleidingen wordt onderwezen. Bovendien zijn het vaak de lagere leidinggevenden die de beoordeling moeten doen. Bijscholing is dus belangrijk.

Meetlat

Om iets of iemand te beoordelen moet er een meetlat zijn. Voor het beoordelen van het functioneren is dat vaak de functieomschrijving. Daarin staat wat de functionaris moet kunnen, kennen en doen. Als dat ontbreekt of als die omschrijving te vaag blijft om hem voor beoordeling toe te passen, dan zal er eerst overeenstemming moeten zijn over waar de functionaris aan moet voldoen. Een eerste gesprek kan daarvoor de basis zijn. De leidinggevende kan daarin met de werknemer de uitgangspunten van de functie vaststellen. Alleen maar persoonlijke ‘targets’ stellen, werkt niet. Dat leidt tot het afrekenen dat u juist wil vermijden.

Verslaglegging

Om beoordelingen uit de losse pols te vermijden is het belangrijk dat er van elk gesprek een schriftelijk verslag komt. Daarin staat welke aspecten van het functioneren de aandacht hebben gekregen en welke afspraken er mogelijk zijn gemaakt. Vermijd het gebruik van een standaardformulier en laat de gesprekspartners alleen dat noteren was ze zelf van belang vinden. De beoordeelde moet het verslag in kunnen zien en de kans krijgen daar zijn eigen commentaar bij te plaatsen. Niet alleen in verband met het volgende gesprek maar ook omdat de verslagen in zijn dossier bewaard zullen worden.

Procedure

Ingewikkeld hoeft het niet te zijn, maar er moeten wel wat procedurele regels zijn gesteld. Zoals hoe vaak, hoe lang, wie beoordeelt wie en de termijn van de verslaglegging. Een heel belangrijke regel betreft de mogelijkheid voor de werknemer om beroep aan te tekenen tegen de beoordeling. Vaak wordt hiervoor een al bestaande klachtenregeling gebruikt. Als u daar niet over kunt beschikken dan moeten er extra afspraken worden gemaakt in de instemmingsplichtige beoordelingsregeling. Ook moet duidelijk zijn wie het geheel coördineert en erop toeziet dat de beoordelingen met de afgesproken frequentie en verslaglegging daadwerkelijk plaatsvinden.

Beoordeling of begeleiding?

Strikt genomen zijn beoordelingsgesprekken gesprekken waarin de beoordelaar nagaat of de beoordeelde eerdere afspraken is nagekomen. Daar kunnen zelfs (bijvoorbeeld financiële) consequenties aan worden verbonden. Soms zijn het echter meer begeleidingsgesprekken waarin de gesprekspartners samen zoeken naar mogelijkheden voor verdere verbetering van het eigen functioneren. Uw instemmingsrecht is daarop feitelijk niet van toepassing maar dat wil niet zeggen dat u als OR er niet blij mee moet zijn. Naarmate het gesprek minder gaat over het verleden (beoordelen) en meer over de toekomst ontstaat er ook meer ruimte voor coaching door de leidinggevende. Beoordelen is dan geen frustrerende geldverspilling meer.

Eerder geplaatst in OR Rendement