Checklist: correspondentie
Formele brieven van de OR aan de bestuurder moeten met extra zorg worden opgesteld. Zij maken deel uit van de medezeggenschap en de besluitvorming, en moeten ook voor buitenstaanders en toekomstige OR-leden en bestuurders volstrekt helder zijn. Daar komt nog bij dat als de OR een keer gebruik wil maken van de mogelijkheid van het inschakelen van bedrijfscommissie of rechterlijke instantie deze formele correspondentie deel zal uitmaken van de te behandelen stukken.
Een ondernemingsraad en met name zijn voorzitter en (toegevoegd) secretaris ontvangen en verzenden heel wat brieven en e-mails. In deze checklist zoomen we in op de uitgaande brieven aan de bestuurder. En dan niet de kattebelletjes, maar de meer formele brieven, zoals het opvragen van extra informatie, het uitbrengen van een gevraagd of ongevraagd advies en het al dan niet geven van instemming.
1. Formeel
Sommige ondernemingsraden werken heel veel met officiële brieven, andere doen (bijna) alles af met mondelinge contacten of vluchtige mededelingen via een e-mailtje of WhatsAppjes. In het laatste geval is er niets formeel en valt er dus ook weinig te bewijzen op het moment dat dit nodig is. Een te formele opstelling echter kost onnodig veel tijd en heeft een negatieve invloed op de relatie van de OR met zijn bestuurder. Het lokt formeel gedrag van de ander uit, wat al gauw leidt tot minimale invulling van de medezeggenschap: alles volgens de WOR en geen greintje extra.
Behandel de belangrijke acties formeel en kies verder zo veel mogelijk voor de meer informele omgang.
2. Artikel
Formeel moet uw communicatie in ieder geval zijn als u gebruik maakt van uw wettelijke bevoegdheden. Zorg er in die gevallen voor dat u in uw bericht verwijst naar de wettelijke basis van uw vraag of mededeling. Als het gaat over een adviesaanvraag is dat artikel 25, over instemmingsverzoeken art. 27 en bij uw informatievragen een van de artikelen 31. Ook als u schriftelijk een initiatiefvoorstel in wilt dienen, ligt er een wettelijke basis: artikel 23, lid 3. Feitelijk gaat het dan om een ongevraagd advies.
3. Ondertekend
Gebruik voor deze formele berichten geen e-mail, maar de ouderwetse ondertekende brief. Wat natuurlijk ook goed – want veilig – is, is het scannen van een ondertekende brief en die als pdf hechten aan een begeleidende e-mail waarin u uitdrukkelijk naar de bijlage verwijst. Pdf-bestanden kunnen niet gemakkelijk gewijzigd worden door degene die ze opent en ze worden altijd op de zelfde wijze weergegeven, onafhankelijk van het systeem of de computer die daarvoor wordt gebruikt. De ondertekening is van belang om de authenticiteit van de brief aan te tonen. Elke brief die niet namens de OR is ondertekend, kunt u ontkennen.
4. Inhoud
Houd de inhoud van de formele correspondentie kort en zakelijk. Benoem het onderwerp en de eventuele aanleiding van uw brief (‘uw adviesaanvraag van …, het overleg van …, ons contact met de achterban op … enzovoorts). Vermeld bij een afrondend advies of besluit over al dan niet instemmen welke stappen eraan voorafgegaan zijn. Vat vervolgens uw boodschap zo kort en kernachtig mogelijk samen en besteed daarna enkele zinnen aan de toelichting en motivatie van dit OR-besluit. Eindig met een verwijzing naar het relevante wetsartikel (zie hierboven onder 2) en vermeld indien van toepassing wat de OR nu van de bestuurder verwacht en op welke termijn.
5. Aanhef
Veel ondernemingsraden adresseren hun formele berichten aan de hiërarchische functionaris, zoals de (algemeen) directeur, de voorzitter van de raad van bestuur of iets dergelijks. Maar een ondernemingsraad valt buiten de lijnorganisatie en heeft alleen te maken met de ondernemer. Omdat de ondernemer meestal een rechtspersoon is (een stichting of een vennootschap bijvoorbeeld) moet hij vertegenwoordigd worden door een mens van vlees en bloed. De Wet op de ondernemingsraden wijst daarvoor de ‘bestuurder’ aan. Door van die term gebruik te maken onderstreept u de gelijkwaardigheid van de OR: de vertegenwoordiger van het personeel richt zich tot de vertegenwoordiger van de ondernemer. De brieven van de OR moeten dus naar ‘de bestuurder van …’ en de aanhef wordt dan iets als ‘Geachte bestuurder, beste Jan’.
Eerder gepubliceerd in OR Rendement