Checklist Extern advies

Een van de door ondernemingsraden meest gemiste kansen is ongetwijfeld zijn betrokkenheid bij het inschakelen én het werken van een externe adviseur in opdracht van de bestuurder. Niet alleen omdat die bestuurder vergeet daarover eerst uw advies in te winnen, maar ook omdat de OR vaak onvoldoende het belang daarvan inziet. Het gaat immers alleen maar om het inwinnen van advies en nog lang niet om een besluit?

Adviseurs en adviesbureaus kosten geld en er moet toch wel een belangrijke reden zijn om dat geld uit te geven. Dat zou u al op het vinkentouw moeten zetten. Verder gaat het advies inderdaad vooraf aan een te nemen besluit en is de opdracht aan de externe adviseur een unieke kans om uw OR zo snel mogelijk bij die besluitvorming te betrekken. Alle reden dus om hier zorgvuldig aandacht aan te geven.

Bel

Het is juist die vroegtijdige betrokkenheid bij belangrijke besluiten die aanleiding is geweest tot het opnemen van de inschakeling van een externe adviseur (of adviesbureau) in het lijstje voorgenomen besluiten waarover uw bestuurder verplicht is eerst uw advies in te winnen. Vaak vergeet hij dat of weet hij het niet en als uw OR dan niet tijdig aan de bel trekt mist u deze kans om uzelf vroegtijdig te laten informeren.
De verplichting om eerst uw advies in te winnen beperkt zich tot een adviesopdracht over een van de andere onderwerpen waarover uw bestuurder - te zijner tijd - om uw advies moet vragen. U hoort er dus vaak over bij de halfjaarlijkse overlegvergadering over de algemene gang van zaken of bij de mededelingen van de bestuurder in een normaal overleg. Wees dan op uw hoede en vraag naar de te verstrekken opdracht. Waarover zal advies worden uitgebracht?

Welles-nietes

Maak overigens wel onderscheid tussen het inhuren van externe deskundigheid voor onderzoek en advies enerzijds en anderzijds voor begeleiding of ondersteuning bij de implementatie van al genomen besluiten. Het laatste valt niet onder de verplichting eerst uw advies in te winnen en is sowieso ook minder interessant voor een OR. Tenzij bij die ondersteuning het aanvankelijke besluit wezenlijk wordt aangepast!
Laat u ook niet verleiden tot een welles-nietes discussie over al dan niet bestaan van een wettelijke verplichting tot het inwinnen van het OR-advies. U kunt altijd ongevraagd adviseren met een beroep op uw initiatiefrecht en de (concept)opdracht opvragen met behulp van uw informatierecht.

Rapport

Beoordeel voor u adviseert eerst de voorgenomen opdracht aan de externe adviseur. Waar gaat het over en welk product wordt er van de adviseur verwacht? Dat geeft al veel informatie over de intenties van de bestuurder. Ook de werkwijze is van belang. Hoeveel tijd krijgt het proces van adviseren en hoe zal de adviseur te werk gaan?
Gebruikelijk is dat de opdracht tot een rapport leidt waarin het advies of de adviezen van de externe deskundige onderbouwd worden weergegeven. Aangezien dit het vertrekpunt vormt voor de verdere besluitvorming is het van belang dat u veilig stelt dat de OR een exemplaar van dat rapport ontvangt. Volledig en ongecensureerd. Desnoods onder geheimhouding; dat is van minder belang.

Kosten

Voordat u uw advies uitbrengt - of, in het geval u ongevraagd adviseert, na uw initiatief - moet hierover minstens eenmaal overleg zijn tussen uw OR en de bestuurder. Gebruik dat overleg ook om na te gaan in hoeverre de bevindingen van de externe adviseur bindend zullen zijn voor de bestuurder. Is het te ontvangen advies geheel vrijblijvend of zal het de basis zijn van de verdere besluitvorming?
Bemoei u niet te veel met de kosten en de keuze van de adviseur. Uitzonderingen daargelaten mogen we ervan uitgaan dat er een zorgvuldige selectie plaats zal vinden, of al geweest is, waarbij tarieven en vertrouwen maatgevend zijn.

Verkopen

Een bijzonder geval is nog de situatie waarin de bestuurder eigenlijk al weet welke besluit hij wil nemen, maar dat hij de externe adviseur nodig meent te hebben om zijn voorstellen intern te 'verkopen'. Hij is dan op zoek naar een extra legitimatie van het te nemen besluit in de vorm van een bevestiging van het externe bureau. Dat zou uit de opdracht duidelijk moeten worden.
Overweeg in dat geval het inschakelen van een eigen adviseur die de noodzaak en wenselijkheid van het beoogde besluit gaat onderzoeken. U krijgt daarmee een 'second opinion'.

 

Eerder gepubliceerd in OR Rendement