Checklist raadpleging achterban

Wat vinden de collega’s ervan?

Als ondernemingsraad heeft u een dubbele taak: overleg met de ondernemer en vertegenwoordiging van het personeel. Het is aan uw OR om daar het goede evenwicht in te vinden. Toch zijn de meeste ondernemingsraden voornamelijk bezig met dat overleg en hobbelt de vertegenwoordiging er op grote afstand achteraan. Dat is jammer, want u staat veel sterker in het overleg als de bestuurder weet dat u werkelijk de mening van de bij het agendapunt betrokken werknemers vertegenwoordigt.

Dat het contact met de achterban het sluitstuk is van de tijdsbesteding van uw OR is zelden een bewuste keuze. Het bestuderen van de stukken, de gezamenlijke meningsvorming en het voorbereiden en vervolgens daadwerkelijk voeren van het overleg slokken nu eenmaal al uw aandacht op. Dan is er vaak geen tijd meer om ook nog aan de collega’s te vragen wat zij ervan vinden. Ze mogen al blij zijn als de OR ze na afloop vertelt wat er (niet) bereikt is.

Beton

Het voeren van overleg met de ondernemer komt feitelijk neer op het beoordelen van het beleid en de besluiten van de bestuurder. Omdat de meeste ondernemingsraden niet tevreden zijn met beoordeling achteraf, willen ze juist vroeg betrokken worden bij de besluitvorming zodat hun mening er nog werkelijk toe doet. Beoordelen wordt dan beïnvloeden. Daar doet zich vervolgens het eerste probleem voor.
Het in het overleg met de bestuurder meest gebruikte instrument is het stellen van vragen door de OR. Maar je kunt een lopend besluitvormingsproces niet beïnvloeden door middel van vragen. Dat vraagt om een eigen mening. Bij voorkeur een voorlopige mening zodat er wat te bespreken overblijft. Een OR die zich voortijdig voorziet van in beton gegoten standpunten is ook geen geschikte overlegpartner.

Mening

Denk niet dat u nog te weinig van het onderwerp weet, want een eerste mening heeft u altijd. Het vraagt alleen afstemming tussen de leden zodat er een gezamenlijke OR-mening ontstaat en vervolgens lef om dat in te brengen in het overleg. Maak gebruik van relativerende opmerkingen zoals ‘Voor zover wij er nu zicht op hebben, denken we dat…’, ‘Wij hebben de indruk dat…’, en  ‘Voorlopig stellen we ons op het standpunt dat…’
Daarmee neemt u initiatief in het overleg. U bepaalt op deze wijze de aspecten van het (te ontwikkelen) plan waar het gesprek over gaat. Ook krijgt u door juist hierover te spreken veel meer voor de OR relevante informatie over de richting waarin de besluitvorming zich beweegt. Dat stelt u weer in staat uw voorlopige mening verder te ontwikkelen.

Raadpleging

Wat heeft dit alles nu te maken met de vertegenwoordiging van de achterban? Op de eerste plaats is die vertegenwoordiging al aanwezig in uw eerste mening. Want die heeft u gevormd op basis van uw ervaringen en contacten in uw normale functie, dus buiten de OR. Maar het formuleren van een voorlopige en bespreekbare OR-mening stelt u ook in staat om snel en doelmatig de mening te peilen van uw collega’s die zich ook betrokken voelen bij het onderwerp van de besluitvorming.
Leg hun uw mening voor en vraag ze wat ze ervan vinden. Begrijpen ze wat de OR bedoelt, zijn ze het ermee eens, welke belangrijke aspecten zouden ze nog willen toevoegen? Gebruik hun reacties ook om uw voorlopige mening verder te ontwikkelen. U hoeft niet alles over te nemen wat collega’s roepen, maar u moet er wel naar luisteren en er naar vermogen uw voordeel mee doen.

Laat zien dat de OR werkt

Zorg ervoor dat uw bestuurder weet dat u met collega’s heeft gesproken over een onderwerp dat op de agenda van het overleg staat. Geef ook aan dat u hun reacties meeneemt in uw argumenten. Door uw mening de vorm te geven van een aantal te onderscheiden criteria kunt u zowel de hierboven beschreven raadpleging als het overleg met de bestuurder richten op de voor de OR belangrijke aspecten van de lopende besluitvorming.
Bijkomend maar wel belangrijk voordeel van deze werkwijze is dat u zich ook veel beter zichtbaar maakt voor uw achterban. Medewerkers zien zo waar de OR zich voor inzet en dat hun inbreng daarbij van waarde is. Misschien leidt dat bij de volgende verkiezingen tot meer kandidaten en een hogere opkomst!

Eerder gepubliceerd in OR Rendement