Checklist: vertegenwoordiging

Als ondernemingsraad stopt u veel tijd in het overleg met de bestuurder. U leest de stukken, bepraat ze met elkaar, wint her en der informatie in, gaat in gesprek en werkt aan uw gevraagde adviezen en instemmingen. En omdat uw tijd beperkt is – u moet uw normale werk ook nog doen – schiet het contact met uw achterban er al snel bij in. Dat is jammer, want een OR is toch op de eerste plaats een vertegenwoordigend orgaan.

De Wet op de ondernemingsraad geeft u een dubbele taak: het voeren van overleg met de leiding en het vertegenwoordigen van de werknemers. Naarmate u er beter in slaagt uw achterban te vertegenwoordigen staat u sterker in het overleg met de bestuurder. Maar hoe doe je dat? Gewoon, daar bij alles wat u doet uw vertegenwoordigende rol te bewaken en te gebruiken.

1. Agenda

Het begint er al mee dat u zich niet alleen bezig moet houden met de thema’s die door uw bestuurder worden aangedragen, maar dat u uw agenda ook laat bepalen door wat uw collega’s belangrijk vinden. Inventariseer regelmatig wat er leeft onder uw achterban en houd er daarbij rekening mee dat er veel verschillende groepen mensen in uw organisatie werken die allemaal hun eigen specifieke belangen hebben.
Durf eens ‘nee’ te zeggen als om uw advies wordt gevraagd om daarmee tijd vrij te houden voor andere zaken die u belangrijker vindt. U bent niet verplicht om te adviseren. Wel geeft u de bestuurder daarmee de ruimte om zijn eigen gang te gaan, maar is dat altijd erg?

2. Praten

Natuurlijk verspreidt u de agenda’s en verslagen van de vergaderingen, maakt u een jaarverslag en wellicht geeft u ook met regelmaat een soort nieuwsbrief uit over de onderwerpen waar de OR mee bezig is. Maar hoeveel mensen lezen dat eigenlijk? Uw schriftelijke communicatie is grotendeels verplicht en is ook prima geschikt voor mensen die al geïnteresseerd zijn in het werk van de OR. Maar u zult er geen zieltjes mee winnen.
Overal blijkt dat het mondelinge contact met collega’s het best blijft hangen. Vooral als het niet massaal gebeurt, maar individueel. Zoek als OR-lid contact met mensen in de pauzes, bij de koffie-automaat en als u ze toch al tegenkomt. Stel ze bijvoorbeeld een concrete vraag.

3. Luisteren

Er zullen maar weinig mensen zijn die hun mening niet geven als u ze daarom vraagt. Dat moet u ook in de gaten blijven houden als u in contact komt met groepen. Bijvoorbeeld naar aanleiding van een advies- of instemmingsvraag aan de OR die met name die groep werknemers aangaat. Besteed geen tijd aan het uitleggen van de plannen van de directie; verwijs ze daarvoor naar hun leidinggevende. Besteed zo min mogelijk tijd aan een uiteenzetting over hoe ver de OR is en waar u mee bezig is. Leg vooral uw oor te luisteren. Laat mensen praten over de kansen die zij zien, de risico’s waar ze bang voor zijn als er iets gaat veranderen. Gebruik de opbrengst daarvan weer in het overleg met de bestuurder.

4. Inzet

Het nadeel van bovenstaande tip is dat mensen in hun uitlatingen vaak alle kanten opgaan en dat het moeilijk wordt daar een bruikbare opbrengst uit te halen. Dat kunt u voorkomen door voorbereid het gesprek aan te gaan. Stel binnen de OR tevoren vast wat u in een bepaalde zaak wilt bereiken. Wat wordt uw inzet? Liefst in de vorm van een aantal concrete punten.
Leg dat voor aan de betrokken medewerkers en vraag ze vervolgens of ze het daarmee eens kunnen zijn, of ze nog punten missen. U krijgt nu niet alleen argumenten en gespreksmateriaal voor het overleg met de bestuurder, maar de kans bestaat ook dat u na afloop uw eigen lijstje van punten gaat herzien.

5. Opstelling

Uiteindelijk zal het vooral uit uw optreden blijken of u de werknemers vertegenwoordigt. In uw gesprekken met de bestuurder en andere leden van het management moet u zich als zodanig opstellen. Dat betekent zelfbewust en als gelijkwaardige gesprekspartner. Uw ondernemingsraad is het enige orgaan in de organisatie dat zijn bestaan niet dankt aan een besluit van of namens de ondernemer, maar rechtstreeks aan de wet! De Wet op de ondernemingsraden is ervoor bedoeld dat de werknemers via een zelf gekozen vertegenwoordiging inspraak hebben in besluiten die – op korte of lange termijn – ook hen raken.
Uiteindelijk is ook uw bestuurder gebaat bij een overlegpartner die niet bestaat uit een groep welwillende hobbyisten maar werkelijk namens de werknemers spreekt.

 

Eerder gepubliceerd in OR Rendement