De reminders voor een deadline junkie
Ik denk dat iedereen weleens een reminder krijgt: ‘denk je nog daar en daar aan’ of ‘weet je dat je dat nog moet doen’? Op zich niets mis mee: je kunt wat vergeten zijn of je een bepaalde situatie niet realiseren. Dan is het mooi dat iemand je even helpt om je je afspraken te laten nakomen. Maar dat moet wat mij betreft eerder uitzondering dan regel zijn.
Voorkom een patroon van reminderinflatie
Ook naar aanleiding van actielijstjes van bijvoorbeeld een OR- en OV- vergadering worden er nog al eens reminders uitgedaan. Meestal komt het versturen van reminders ‘automatisch’ bij de secretaris en/of voorzitter terecht. Voor een komende vergadering nemen ze de actiepuntenlijst door en worden de reminders verstuurd. Lekker makkelijk voor de overige deelnemers, zij kunnen wachten totdat ze bericht krijgen om hun acties uit te voeren. En als de reminder ‘te laat’ dat wil zeggen te kort voor de komende vergadering komt, hebben ze ‘geen tijd meer’ om de geplande afspraken c.q. acties uit te voeren. De verstuurde reminder heeft dan geen effect en wat erger is de verantwoordelijkheid voor opvolgen van de acties wordt neergelegd bij de reminder-verstuurder. Een reminder wordt dan een voor de overige leden ‘logische stap’ om (eventueel) hun afspraken na te komen. Een soort reminderinflatie dus, in plaats van dat een reminder een uitzondering is wordt het een vast patroon d.w.z. ‘regel’ in de vergadercyclus.
Als je al reminders verstuurt, dan moeten deze zodanig tijdig zijn dat degene die de reminder krijgt nog in staat gesteld wordt om binnen de gestelde deadline zijn acties te kunnen uitvoeren. Anders heeft het geen zin.
De deadlinejunkie
De meest erge speler in dit verband vind ik de zogenoemde deadlinejunkie. De mensen die van zichzelf zeggen dat ze het beste presteren onder druk van een deadline. Voor deze mensen zijn deadlines essentieel om überhaupt in actie te komen, daarom maken ze er een ‘sport’ van om op het laatst hun acties te doen. Daar krijgen ze adrenaline van en dat werkt in die zin verslavend.
Wat deze mensen zich niet of nauwelijks realiseren is dat ze asociaal bezig zijn. Zij regelen ruimte voor zichzelf ten koste van ruimte voor een ander. Dat zit zo: als iemand net binnen, op of net ja de afgesproken deadline zijn acties uitvoert laat hij geen tijdsruimte voor degene die met de uitkomsten van de actie aan de gang moet. Het tijdstip van en de afgesproken acties voor de vergadering staan immers gepland. Deze junkie bepaalt dus de agenda van een ander terwijl hij zelf zijn agenda vrijhoudt en er voor kiest om anderen last minute voor hem te laten werken.
Zoals al eerder gezegd, dat kan een keer gebeuren, maar ik vind het van fatsoen getuigen om je collega deelnemers dan vooraf te informeren, zodat zij ook nog invloed op hun agenda kunnen hebben
Remedie
Spreek je collega’s op deadline-junkiegedrag aan. Verstuur niet of nauwelijks reminders meer en als ze al verstuurt, doe dat dan ruim van te voren. Wordt de vergadering daardoor minder effectief? Praat dan eens over de motivatie van de vergaderdeelnemers.