Hoe zit u een OR-vergadering voor?
Uw OR-vergaderingen worden doorgaans geleid door het lid dat u tot voorzitter van de OR heeft gekozen. Bij diens afwezigheid moet de plaatsvervangend voorzitter die taak overnemen. De voorzitter is de sleutelfiguur voor het welslagen van de vergadering. Hij kan het niet alleen, maar hij is wel onmisbaar om tot de beoogde resultaten te komen. Hoe maakt u van uw voorzitterschap een succes?
Vergaderen moet vooral gaan over het nemen van besluiten. Van belang is ook dat die besluiten een stevig draagvlak hebben, dat duidelijk wordt wie ze hoe uit gaat voeren en vooral dat iedere vergaderdeelnemer zich voldoende gehoord voelt.
Niet
Ondernemingsraden zijn sterk in het vergaderen om het vergaderen. Dat komt ook omdat de leden elkaar alleen tijdens die vergadermomenten ontmoeten. Probeer te voorkomen dat er een complete vergadering moet plaatsvinden, met agenda en verslag, als er feitelijk niets te besluiten valt. Las dan een onderling overleg in waar de leden elkaar kunnen bijpraten en ongedwongen kunnen werken aan een gezamenlijke meningsvorming.
Uw rol als voorzitter kan bij dergelijke sessies beperkt blijven. Waarschijnlijk is het wel goed wat gespreksthema’s aan te reiken of uit de organisatie een gastspreker te regelen, maar veel structuur hoeft u hier niet aan te brengen. Het is immers een informeel samenzijn.
Agenda
Moeten er wel besluiten worden genomen dan is een goede voorbereiding ook voor het vergaderen en voorzitten het halve werk. Zorg er samen met uw secretaris voor dat uzelf en de overige deelnemers een helder beeld hebben wat er precies besloten moet worden, welke stukken daarbij van belang zijn (individuele voorbereiding) en hoeveel tijd er per agendapunt beschikbaar is.
Laat de vergadering niet langer duren dan twee uur. Bedenk voor uzelf hoe u de verschillende punten gaat behandelen. Zorg voor een sterke opening per agendapunt, dat trekt de aandacht van de deelnemers en richt de discussie. Een concrete vraag is daarvoor heel geschikt.
Praktijk
Ofschoon u behalve voorzitter ook een van de leden van de OR bent en uw mening dus ook van belang is voor het uiteindelijke besluit, doet u er goed aan uw rol als voorzitter voorop te plaatsen. Bewaar uw mening voor later in de discussie. Zorg ervoor dat de anderen in gesprek gaan over wat zij vinden dat de OR moet besluiten. Kap zijstraatjes en uitweidingen die afleiden van de hoofdzaak en vat regelmatig tussentijds samen om het overleg weer in de gewenste richting te krijgen.
Bewaak dat ieder de ruimte krijgt die hij nodig heeft, maar bedenk dat er grote individuele verschillen zijn in de mate van inbreng.
Besluit
Uiteindelijk moet er een besluit komen. Geef uw samenvatting op dat moment het karakter van een voorstel en neem daarin ook uw eigen mening mee. Kies uw formulering zo dat u verwacht dat de meeste deelnemers zich daarin kunnen vinden. Laat mensen zich daarover uitspreken. Stel uw eerste voorstel zo nodig bij om te komen tot een werkelijk gezamenlijk besluit. Ga meteen door op uitvoeringsafspraken. Wie gaat het besluit uitvoeren en wanneer?
Stel van tijd tot tijd de manier waarop u de vergaderingen voorbereidt en leidt uitdrukkelijk ter discussie. Doe uw voordeel met de opmerkingen die dan worden geplaatst en vertel ok zelf wat u moeilijk vindt aan het leiden van deze groep.
Breek uit de vergadersleur
Juist omdat ze met zo’n grote regelmaat plaatsvinden, krijgen OR-vergaderingen al gauw iets routinematigs. Er zijn altijd enkele laatkomers, het rondje loopt altijd vanaf rechts van de voorzitter, het zijn steeds dezelfde die het meest aan het woord zijn en er zijn ook notoire zwijgers. Dan is het wel goed als u als voorzitter af en toe iets onverwachts doet. Drie voorbeelden:
- Begin stipt op tijd en weiger voor laatkomers terug te gaan in de discussie.
- Laat de secretaris de hoofdlijnen van een ingewikkelde discussie eens bijhouden op een flip-over. Onderaan de flap staat het vergaderdoel van dat agendapunt.
- Neem na de opening van het agendapunt eens één minuut stilte in acht zodat iedereen voor zichzelf kan bepalen wat hij van dit punt vindt.
Eerder gepubliceerd in OR Rendement