Keurig op tijd
‘De trein is keurig op tijd vertrokken’ hoor ik vaak. Dat ‘keurig’ steekt me, zou dat niet vanzelfsprekend moeten zijn? Waarom moeten we die actie kwalificeren? Een alternatief voor die zin die ik ook vaak hoor is ’De trein is volgens dienstregeling vertrokken’. Wat mij betreft ook volgens mijn verwachting. Communicatie over het goede nieuws dus, dat doen we graag en veelvuldig.
Minder vanzelfsprekend
Minder vanzelfsprekend is de communicatie over het mindere, zo u wilt, het slechte nieuws, zo weet ik uit eigen ervaring. In dit geval vertragingen en daardoor gemiste aansluitingen. De onduidelijkheid over het feit of je de geplande aansluiting gaat halen vergroot juist je informatiebehoefte. Maar het lijkt of het is zo dat je die door jouw gewenste informatie veel minder en veel later krijgt. Deze onduidelijkheid krijgt een steeds grotere plaats in je gedachten. Je kunt echter nog niet concreet actie ondernemen, want je weet niet of het wel of niet gaat gebeuren. Je kunt alleen maar ‘voorbereidend denken en voorbereidend uitzoeken’. Dat kost mij veel energie en gaat ten koste van mijn humeur.
Slecht nieuws ook graag keurig op tijd
Laat het helder zijn: mij lukt het ook niet altijd om alles keurig op tijd te doen. Dat ‘niet halen’ gebeurt meestal onvoorzien (ik heb er van tevoren niet aan gedacht of over nagedacht) . Dat kan verschillende oorzaken hebben, binnen of buiten mijzelf gelegen. Maar voor mij is het een gouden regel dat je zo snel mogelijk de ander informeert waarmee je een tijdsafspraak hebt, alvast nadenkt over alternatieven en zorgt dat diegene met wie je die afspraak hebt, zo min mogelijk last heeft en krijgt van het niet nakomen. Verantwoordelijkheid nemen heet dat volgens mij.
Te voorzien of onvoorzien
Iets heel anders is het als je slecht nieuws kunnen voorzien. De andere betrokkenen hebben daar dan meestal ook wel (al dan niet formele) signalen over ontvangen. ‘Het hangt in de lucht’ zogezegd. Ook hier geldt de regel: ruim op tijd communiceren én verantwoordelijkheid nemen. Als je nog niets kunt zeggen over de inhoud, geef dan aan wanneer je dat wel kunt doen. Wat nog belangrijker is plan het doen van de mededeling; niet voor het weekend of – erger nog – voor de vakantie. En zorg ervoor dat er mensen te bereiken zijn waar getroffenen en eventuele omstanders (niet direct getroffenen) met eventuele vragen naar toe kunnen. Voorkom het ‘vreet- het- maar- op-gevoel’ in oorverdovende stilte.