De Nederlandse taal is gemakkelijker als je denkt[1]
Het is weer zover, menig OR-secretaris gaat deze maand aan de slag met het OR-jaarverslag. Dat verslag is een wettelijke verplichting, maar de vorm van het verslag en de inhoud ervan zijn volledig door de OR zelf te bepalen. Het motto voor het schrijven ervan kan van raadspensionaris Johan van Oldenbarnevelt geleend worden: ‘Maak het kort’.
Voor veel ondernemingsraden is het jaarverslag een verplicht nummer dat ze met jaarlijkse tegenzin en volgens een vast stramien verrichten. Het kan ook anders. Zie uw jaarverslag eens als een extra kans om vriend en vijand te imponeren met een boeiend verslag van de wapenfeiten uit het afgelopen jaar. Zet moderne technieken in. Doe eens wat leuks. Maar vooral, hou het kort!
Kort
Een traditioneel jaarverslag is weinig meer dan een serie formaliteiten: woordje voorzitter, vergaderingen, agendapunten, alle advies- en instemmingaanvragen en nog wat bijlagen. Geen hond zit daarop te wachten en uw achterban evenmin. En hoe graag u daar ook over vertelt, weinig buitenstaanders zijn geïnteresseerd in HOE de OR gewerkt heeft. Het enige dat ze willen weten is WAT u voor ze bereikt. Als u zich daartoe beperkt volstaan een of twee kantjes papier. Het schrijven is dus vooral schrappen. Daarmee worden de teksten bondig en doelgericht. Een goede keuze voor illustraties zorgt vervolgens voor een aantrekkelijk verslag dat online of op papier kenbaar gemaakt wordt aan de achterban.
Podcast
De wet bevat alleen bepalingen over wie het OR-jaarverslag moeten kunnen inzien – alle vertegenwoordigde werknemers en de bestuurder – maar niets over de wijze waarop het wordt gepubliceerd. Dat hoeft niet op papier. U kunt ook kiezen voor de achterkant van een bierviltje (ultrakort verslag), een Podcast of een filmpje op You Tube. Er wordt vooral door jongeren veel geblogd en gevlogd, dus maak gebruik van die vaardigheden om verantwoording af te leggen over de behaalde resultaten en een vooruitblik op het komende jaar te werpen.
Toekomst
Want dat is wel een belangrijk onderdeel van een OR-jaarverslag: mensen laten weten waar de OR dit nieuwe jaar voor gaat. Wat wilt u bereiken? Ook dat kan kort; drie punten zijn wel genoeg. Sommige ondernemingsraden grijpen de publicatie van hun jaarverslag aan om wat terug te horen van hun achterban. Bijvoorbeeld door het jaarverslag op een aantal ansichtkaarten te zetten. Aan de ene kant een toepasselijke illustratie van het onderwerp (foto, tekening, cartoon) en aan de andere kant een toelichting op het onderwerp en een vraag aan de achterban. Vervolgens kunnen ze de kaart terugsturen naar de OR, en die krijgt op die manier feedback en inbreng van hun achterban op het onderwerp. Op die manier ontstaat eer een interactief jaarverslag.
[1] Citaat van Gerard Schelvis